サービス業や飲食業では、時間や時期によって店内の忙しさが大きく変わります。忙しさに応じた適切な人員配置をすることで、業務の効率化や人件費削減にもつながるのです。こうした繁忙期と閑散期に応じたシフトの組み方を、「変形労働時間制」と呼んでいます。変形労働時間制は、導入することでさまざまなメリットを得られます。

今回は、「働き方」をテーマに、変形労働時間制の特徴やシフト作成時のポイントを解説します。

クリスマスまでの期間に、窓を毎日ひとつずつ開けていく「アドベントカレンダー」。
今年はそんなアドベントカレンダーにちなみ、株式会社トライエッティングの公式noteにて、「人工知能」、「機械学習」、「働き方」などをテーマとする様々な記事を、クリスマスまでの平日毎日投稿します。

変形労働時間制とはどのような勤務形態なのか

変形労働時間制とは、労働時間の単位を週・月・年で定めて日々の業務を管理していく制度です。変形労働時間制を導入した場合、法定労働時間を超えた従業員に対しては超過分を残業代として支給しなければなりません。変形労働時間制は、繁忙期と閑散期の差が激しい業種ほど効果的な制度です。例えば、土日祝に来客が増えるスーパーマーケットやデパートなどが挙げられます。

変形労働時間制とシフト制の相違点

変形労働時間制とシフト制の大きな違いは、時間の調整が可能かどうかです。変形労働時間制は、店舗の繁忙期や閑散期に応じて所定労働時間を自由に変更できます。一方でシフト制は、前もって決められたシフトパターンで従業員を割り振っていかなければなりません。

【変形労働時間制の制度1】1週間単位
変形労働時間制で使える制度の1つ目は、1週間単位で時間を設定することです。1週間単位の場合は、30人規模未満である特定の事業（小売業、旅館、料理・飲食店）で利用できます。利用したい場合には、労使協定へ届け出を出して締結しなければなりません。時間としては1週間40時間以内で、1日の労働時間上限を10時間としています。

【変形労働時間制の制度2】1カ月単位
変形労働時間制で使える制度の2つ目は、1カ月単位で時間を設定することです。1カ月単位の場合は、1カ月内で1週間当たりの平均が40時間以内となるように労働時間を決めていきます。このとき特定の日に8時間を超えたり、特定の週に40時間を超えるのが可能になる制度です。

【変形労働時間制の制度3】1年単位
変形労働時間制で使える制度の3つ目は、1年単位で時間を設定することです。1年単位の場合は、1カ月以上1年以内の期間において1週間あたり平均40時間の労働時間を設定していきます。ただし、以下の制限があるので注意が必要です。

・労働日数の上限が280日
・労働時間は1日10時間、1週間で52時間まで
・連続勤務は基本6日まで（繁忙期の場合は最長12日）
・1週間に1回の休みは取得すること

利用する場合は、労使協定の締結をしなければなりません。

変形労働時間制に適している業種

変形労働時間制には3種類の制度があるため、それぞれの種類ごとに適している業種が異なります。

1週間単位の場合は、1週間内で業務量が変わる業種に向いています。例えば、土日祝が忙しくなる飲食店、デパートなどが良いでしょう。平日の労働時間を短めに設定し、休日を長めに設定することで人件費の削減が可能です。

1カ月単位の場合は、曜日ではなく日付によって繁忙期が変わる業種に向いています。例えば、月末に問い合わせが増えるクレジットカード会社のサポートセンターや特定の日付にセールを実施する店舗などです。

1年間の場合は、事前に生産計画を立てて業務をおこなっている工場などが良いでしょう。

変形労働時間制を導入するために必要な就業規則の例

変形労働時間制を導入するにあたり、3つのことを決めなければなりません。

1つ目は、就業時間の起算日です。起算日とは、期間をはじめるときの1日目を表しており、就業時間を何時からにするのかを明確にする必要があります。

2つ目は、期間内の労働時間を設定することです。どの変形労働時間制を導入したかにより、期間内に設定できる労働時間が異なるため、店舗に応じて適切な時間を設定しましょう。

3つ目は、労働日と労働開始から終了までの時間を確定することです。どの日にちに、どのくらい働くのかを決めていきます。繁忙期と閑散期によって上手く調整していく必要があるでしょう。

変形労働時間制の間違ったシフト管理の例

変形労働時間制は、通常のシフト管理よりも複雑になるため注意しなければなりません。ここでは、変形労働時間制でよく見られる間違ったシフト管理の例をご紹介しましょう。

期間内の労働時間を決めていない
1つ目は、期間内の労働時間を決めていないことです。変形労働時間制の導入によって今までの労働時間が変更される場合、事前に従業員へ内容の共有が必要です。しかし、労働時間を明確に決めていないがために、従業員への周知が不十分となりシフト作成が遅れてしまいます。

変形期間の途中でシフトの変更をする
2つ目は、制度期間中にシフト変更をすることです。変形労働時間制を導入する際、申請時に勤務時間を設定しなければなりません。申請時に決めた勤務時間は、勝手に店舗側で変えることができないのです。したがって、申請期間内でシフトの変更をしてはなりません。

月単位のみで残業時間を計算している
3つ目は、残業時間の計算を月単位にしていることです。間違った例でよく見られるのが、月単位でしか残業時間を計算していないケースです。しかし、正しくは日・週・月単位で残業時間を計算しなければならないため注意しましょう。

変形労働時間制のシフト作成のポイント

変形労働時間制のシフト作成は、通常のシフト勤務で作るよりも手間がかかります。シフト作成者は、さまざまな点に注意しながら進めなければならないのです。ここでは、変形労働時間制のシフト作成時に気を付けるべきポイントを3つご紹介します。

①自社に合った期間の変形労働時間制を採用する
1つ目は、自社に合った変形労働時間制を採用することです。変形労働時間制には、週・月・年単位の制度があります。業種ごとに効率的な制度が異なってくるため、先述した「変形労働時間制に適している業種」を参考に自社に合った期間を選定しましょう。

②適用対象者の労働時間を算出する
2つ目は、変形労働時間制を適用する従業員の労働時間を算出することです。従業員によって労働可能時間が異なってくるため、作成前に把握しておくことで適切な人員配置を実現できます。また、労働時間については従業員へ事前に周知しておくことでコミュニケーションミスを起こさずに進められるでしょう。

③シフト表の組み合わせ方を考える
3つ目は、シフト表の組み合わせを考えることです。シフトについては、さまざまな時間に対応できるよう複数のパターンを用意しておくと良いでしょう。複数のパターンを用意することで、従業員も自分の生活パターンに合わせた勤務が可能です。

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変形労働時間制のシフト作成は、繁忙期や閑散期かによってシフト勤務時間を調整できるため、あらゆる業種に適応できる一方で、日ごとに時間が変わることから複雑になりやすいです。複雑なシフト作成は、作成者にとって大きな負担となってしまいます。そこで、自動でシフト作成をおこなってくれるシフト作成ツールの導入がおすすめです。シフト作成ツールの中でも「HRBEST」はクラウド型のため手軽に導入ができ、事前情報を元にシフト作成をおこなってくれるため複雑なシフト作成も可能です。もし、変形労働時間制のシフト作成でお困りの方は、導入を検討してみてはいかがでしょうか。